📘 Manual de Usuario ISPBot

Iniciar Sesión

El panel de administración de ISPBot es una aplicación web a la que accedes desde tu navegador. Cada empresa tiene su propia URL personalizada.

Pantalla de inicio de sesión de ISPBot

¿Cómo acceder?

Tipos de Usuario y Permisos

El sistema cuenta con tres roles de usuario. Cada rol tiene diferentes niveles de acceso para proteger la configuración del sistema y organizar las responsabilidades del equipo.

Estructura del Menú Lateral

El panel se organiza mediante un menú lateral (sidebar) que agrupa las funciones en categorías lógicas. Este menú está siempre visible en el lado izquierdo de la pantalla.

Menú lateral del panel

📞 Atención al Cliente

Herramientas para interactuar directamente con los clientes:

💬

OmniChat

Centro de atención en vivo. Gestiona conversaciones, toma tickets y responde en tiempo real.

📱

WA-Web

Interfaz similar a WhatsApp Web. Envía mensajes, ve conversaciones y multimedia.

📊 General

Información general y registros del sistema:

📈

Dashboard

Panel principal con KPIs, gráficos y estado del bot.

📅

Calendario

Gestión de visitas técnicas e instalaciones programadas.

🟢

Sesiones Activas

Clientes actualmente en conversación con el bot.

🎧

Historial de Soporte

Todos los tickets de soporte técnico.

💼

Historial de Ventas

Todos los tickets de consultas comerciales.

🧾

Historial de Comprobantes

Comprobantes de pago recibidos y analizados por IA.

🔧 Herramientas

⚡

Herramientas

Modos de operación del bot, reinicio y desvinculación de WhatsApp.

⚙️ Configuración

🔩

Ajustes Generales

Toda la configuración del bot: empresa, integraciones, menús, zonas, usuarios, etc.

🗑️

Papelera

Tickets y comprobantes eliminados. Puedes restaurarlos o eliminarlos permanentemente.

Barra Superior

En la parte superior derecha encontrarás:

• 🎁 Novedades: Actualizaciones y nuevas funciones del sistema
• 🔔 Notificaciones: Alertas del sistema
• 🌙/☀️ Tema: Cambiar entre modo oscuro y claro
• 👤 Tu usuario: Muestra el nombre del usuario actual

Versión del Sistema

En la parte inferior del menú lateral verás el número de versión actual del sistema (ej: v1.37.56). Esta información es útil cuando contactes a soporte técnico.

El Dashboard es la pantalla principal que verás al iniciar sesión. Proporciona una vista general del estado del bot y las métricas más importantes de tu operación.

Dashboard con el bot conectado mostrando los KPIs principales

Indicadores Principales (KPIs)

En la parte superior del dashboard verás 4 tarjetas con los indicadores más importantes:

Código QR de Conexión

Cuando el bot no está conectado, aparecerá una tarjeta con el código QR para vincular WhatsApp Business:

Dashboard mostrando el código QR para conectar

Gráficos y Estadísticas

El dashboard incluye varios gráficos para visualizar la actividad:

• Tickets por Estado: Distribución de tickets (Pendiente, En Progreso, Cerrado)
• Uso de IA por Tipo: Desglose de para qué se usa la IA
• Análisis de Sentimiento: Cómo se sienten los clientes (positivo, neutral, negativo)
• Mensajes del Mes: Estadísticas de mensajes entrantes y procesados (solo para CRMs con mensajería habilitada)
• Tendencia de Uso IA: Evolución del uso de IA en los últimos 7 días

Para que ISPBot funcione, necesitas vincular una cuenta de WhatsApp Business escaneando un código QR desde la aplicación móvil.

Pasos para Conectar

Requisitos del Celular

• Conexión a Internet: El celular debe tener conexión estable (WiFi o datos móviles)
• Batería: Mantén el celular cargado o conectado
• WhatsApp Business activo: La cuenta debe estar verificada y funcionando
• No cerrar sesión: Si cierras sesión en el celular, el bot se desconectará

Problemas Comunes

El QR no aparece o está expirado

• Espera unos segundos, el QR se regenera automáticamente
• Recarga la página del Dashboard
• Si persiste, usa "Reiniciar Bot" en Herramientas

Se desconecta frecuentemente

• Verifica la conexión a internet del celular
• Asegúrate de no tener WhatsApp Web abierto en otro lugar
• Revisa que el celular no entre en modo ahorro de batería

Error al escanear

• Asegúrate de usar WhatsApp Business, no WhatsApp regular
• Limpia la cámara del celular
• Acerca más el celular a la pantalla

La sección de Ajustes Generales es el centro de configuración de todo el sistema ISPBot. Desde aquí puedes personalizar todos los aspectos del bot, integraciones y comportamiento.

Módulos de Configuración

Al ingresar a Ajustes Generales, verás una grilla de tarjetas que representan cada módulo de configuración disponible:

Grilla de módulos de configuración en Ajustes Generales

Navegación en Ajustes

Al hacer clic en cualquier tarjeta de configuración, se abrirá la subsección correspondiente. Cada subsección tiene:

• Botón "Regresar": Vuelve a la grilla principal de ajustes
• Formularios de configuración: Campos editables con validación
• Botón "Guardar": Guarda los cambios realizados

ISPBot se integra con los principales sistemas de gestión de ISPs en Argentina y Latinoamérica. Esta integración permite que el bot acceda a la información de tus clientes para brindar atención personalizada.

¿Qué permite la integración?

Una vez configurada correctamente, la integración permite:

👤 Identificación de Clientes

El bot identifica automáticamente al cliente que escribe por WhatsApp usando su número de teléfono registrado en el sistema.

Selección de sistema CRM: MikroWisp, ISPCube o ISPBrain

📊 Consulta de Estado

Los clientes pueden consultar su estado de cuenta, saldo pendiente, fecha de vencimiento y más.

🧾 Envío de Facturas

El bot puede enviar facturas y comprobantes directamente por WhatsApp al cliente.

📡 Estado de Conexión

Verificar si el servicio del cliente está activo, suspendido o con problemas técnicos.

Configuración de la Integración

Para configurar la integración, ve a Ajustes Generales → Integraciones ISP y sigue estos pasos:

Funciones por Sistema

Cada sistema tiene funcionalidades específicas disponibles:

* Requiere configuración adicional en ISPCube

Solución de Problemas

Error de conexión

• Verifica que la URL del servidor sea correcta (incluye https://)
• Confirma que el Token/API Key no haya expirado
• Asegúrate que el servidor del CRM esté en línea

Cliente no identificado

• El número de WhatsApp debe coincidir con el registrado en el CRM
• El formato debe incluir código de país (ej: 549...)
• Verifica que el cliente exista y esté activo en el sistema

El Editor de Menús Jerárquico te permite crear y personalizar los menús que el bot muestra a los clientes durante las conversaciones. Es una de las herramientas más poderosas para personalizar la experiencia de atención.

¿Qué es un menú jerárquico?

Es un sistema de menús anidados donde cada opción puede llevar a:

• Otro submenú: Más opciones para elegir
• Una acción: Realizar algo específico (crear ticket, enviar info, etc.)
• Un mensaje: Mostrar información al cliente

Acceder al Editor de Menús

Hay dos editores de menú separados:

🎧 Menú de Soporte

Ruta: Ajustes → Ajustes Bot Soporte → Editor de Menús

Este menú se muestra cuando un cliente existente contacta para soporte técnico.

Editor de Menús Jerárquico con estructura de árbol

💼 Menú de Ventas

Ruta: Ajustes → Ajustes Bot Venta → Editor de Menús de Ventas

Este menú se muestra para consultas comerciales de nuevos clientes o clientes actuales.

Estructura del Menú

Cada elemento del menú tiene los siguientes campos:

Tipos de Acciones Disponibles

Las acciones predefinidas que puedes asignar a las opciones del menú:

Crear y Editar Opciones

Las Zonas de Cobertura son uno de los pilares fundamentales de ISPBot. Definen las áreas geográficas donde tu empresa brinda servicio y permiten automatizar la asignación de técnicos y la gestión de visitas.

Acceder a la Configuración de Zonas

Ruta: Ajustes Generales → Zonas de Cobertura

Aquí verás una lista de todas las zonas configuradas y podrás crear nuevas o editar las existentes.

Crear una Nueva Zona

Usos de las Zonas

1. Identificación de Clientes

Cuando un cliente nuevo envía su ubicación, el bot identifica automáticamente en qué zona se encuentra y puede informar si hay cobertura disponible.

2. Asignación de Visitas

Al agendar una visita técnica, el sistema puede sugerir automáticamente el técnico asignado a la zona del cliente.

3. Emergencias por Zona

Puedes activar mensajes de emergencia que solo afecten a clientes de zonas específicas. Ideal para cortes de servicio localizados. Esta función se encuentra en Herramientas → Emergencia por Zonas.

4. Estadísticas por Zona

Los tickets y visitas se pueden filtrar por zona para analizar qué áreas generan más consultas o problemas técnicos.

Editar y Eliminar Zonas

En la lista de zonas, cada fila tiene botones de acción:

• ✏️ Editar: Modifica el nombre, perímetro o técnico asignado
• 🗑️ Eliminar: Borra la zona permanentemente
• 🗺️ Ver en mapa: Muestra el perímetro de la zona en el mapa

ISPBot maneja dos flujos principales de atención: Soporte Técnico para clientes existentes y Ventas para consultas comerciales. Cada uno tiene su propia configuración y comportamiento.

🎧 Bot de Soporte Técnico

Ruta: Ajustes Generales → Ajustes Bot Soporte

El bot de soporte se activa cuando un cliente existente (identificado en el CRM) contacta al WhatsApp. Incluye:

Editor de Menús

Personaliza las opciones que ve el cliente cuando inicia una conversación de soporte. Puedes crear menús anidados con múltiples niveles.

Prompts de IA

Configura cómo la Inteligencia Artificial interpreta y responde las consultas de soporte:

• Prompt de análisis: Cómo el bot entiende el problema del cliente
• Prompt de respuesta: Tono y estilo de las respuestas
• Contexto del ISP: Información específica de tu empresa para respuestas más precisas

Info Cliente

Configura qué información del cliente se muestra cuando un agente toma el ticket:

• Nombre y datos de contacto
• Plan contratado
• Estado de cuenta
• Historial de tickets anteriores

💼 Bot de Ventas

Ruta: Ajustes Generales → Ajustes Bot Venta

El bot de ventas se activa para consultas comerciales, ya sea de nuevos interesados o clientes actuales consultando por más servicios.

Editor de Menús de Ventas

Crea el flujo de atención comercial con opciones como:

• Ver planes disponibles
• Consultar promociones
• Verificar cobertura
• Solicitar visita comercial
• Hablar con un asesor

Prompts de IA para Ventas

Personaliza el comportamiento del bot para maximizar conversiones:

• Tono persuasivo pero no agresivo
• Destacar beneficios de los planes
• Manejar objeciones comunes
• Capturar datos de contacto

Grupos de Notificación

Ruta: Ajustes Generales → Grupos WhatsApp

Configura los grupos de WhatsApp donde el bot enviará notificaciones de nuevos casos:

Agentes Individuales

Además de los grupos, puedes configurar agentes individuales con sus propios grupos de WhatsApp para recibir casos asignados específicamente a ellos.

WA-Web es una interfaz similar a WhatsApp Web que te permite ver y gestionar todas las conversaciones del bot desde el panel de ISPBot.

Acceder a WA-Web

Haz clic en "WA-Web" en el menú lateral (sección Atención al Cliente). Se abrirá en una nueva pestaña.

Funciones Principales

📋 Lista de Conversaciones

En el panel izquierdo verás todas las conversaciones del WhatsApp:

• Ordenadas por última actividad
• Indicador de mensajes no leídos
• Vista previa del último mensaje
• Nombre del contacto (si está guardado) o número

💬 Visualización de Mensajes

Al seleccionar una conversación, verás:

• Historial completo de mensajes
• Mensajes de texto, imágenes, audios, documentos
• Indicador de mensajes enviados/recibidos
• Hora y fecha de cada mensaje

✍️ Envío de Mensajes

Puedes enviar mensajes manualmente desde WA-Web:

• Mensajes de texto
• Archivos adjuntos (imágenes, documentos, audios)
• Respuestas a mensajes específicos

🔍 Búsqueda

Usa la barra de búsqueda para encontrar conversaciones por:

• Nombre del contacto
• Número de teléfono
• Contenido de mensajes

Diferencias con OmniChat

Casos de Uso

• Supervisión: Ver qué conversaciones está manejando el bot
• Intervención: Tomar control de una conversación cuando el bot no puede resolver
• Comunicación directa: Enviar mensajes a clientes específicos
• Verificación: Confirmar que los mensajes se enviaron correctamente

OmniChat es el centro de atención en vivo de ISPBot. Es la herramienta principal para que los agentes atiendan tickets, respondan clientes y gestionen casos en tiempo real.

Acceder a OmniChat

Haz clic en "OmniChat" en el menú lateral (sección Atención al Cliente). Se abrirá en una nueva pestaña.

Interfaz de OmniChat

Panel Izquierdo - Cola de Tickets

Muestra todos los tickets disponibles organizados por estado:

• 🟡 Pendientes: Tickets nuevos sin asignar
• 🔵 En Progreso: Tickets que estás atendiendo
• 🟢 Mis Tickets: Filtro rápido de tus tickets asignados

Cada ticket muestra: nombre del cliente, tiempo de espera, resumen del problema.

Panel Central - Conversación

Al seleccionar un ticket, verás:

• Historial completo de la conversación
• Mensajes del cliente y respuestas del bot/agente
• Archivos multimedia compartidos
• Campo para escribir y enviar mensajes

Panel Derecho - Información del Cliente

Datos del cliente obtenidos del CRM:

• Nombre completo y número
• Plan contratado
• Estado de cuenta (saldo, vencimiento)
• Estado de conexión
• Historial de tickets anteriores

Acciones en OmniChat

📥 Tomar Ticket

Haz clic en un ticket pendiente y presiona "Tomar Ticket" para asignártelo. El ticket pasará a estado "En Progreso" y podrás responder al cliente.

✍️ Responder

Escribe tu mensaje en el campo inferior y presiona Enter o el botón enviar. También puedes:

• Adjuntar archivos (imágenes, documentos)
• Usar plantillas de respuesta predefinidas
• Enviar ubicación

🔄 Transferir

Si el ticket debe ser atendido por otro agente o departamento, usa el botón "Transferir" para reasignarlo.

✅ Cerrar Ticket

Cuando el caso está resuelto, presiona "Cerrar Ticket". El sistema pedirá confirmación y opcionalmente un comentario de cierre.

📅 Agendar Visita

Si el cliente necesita una visita técnica, puedes agendarla directamente desde OmniChat usando el botón de calendario.

Notificaciones en OmniChat

OmniChat te notifica en tiempo real cuando:

• 🔔 Llega un nuevo ticket a la cola
• 💬 El cliente responde en un ticket que estás atendiendo
• ⏰ Un ticket lleva mucho tiempo sin respuesta
• 🔄 Te transfieren un ticket

Flujo de Trabajo Recomendado

El Calendario de ISPBot es donde se gestionan todas las visitas técnicas e instalaciones programadas. Proporciona una vista clara de la agenda del equipo técnico.

Acceder al Calendario

Haz clic en "Calendario" en el menú lateral (sección General).

Tipos de Eventos

El calendario maneja dos tipos de eventos, cada uno con su propia pestaña:

🔧 Visitas Técnicas

Visitas a clientes existentes para:

• Reparaciones
• Mantenimiento
• Cambio de equipos
• Revisiones técnicas

Vista mensual del calendario de eventos

Formulario para crear nueva visita técnica o instalación

📡 Instalaciones

Instalaciones de servicio nuevo:

• Nuevos clientes
• Cambios de domicilio
• Ampliaciones de servicio

Visualización del Calendario

El calendario ofrece diferentes vistas:

• Mes: Vista general del mes completo
• Semana: Vista detallada de la semana
• Día: Vista horaria del día seleccionado
• Lista: Lista de próximos eventos

Los eventos se muestran con colores según su tipo y estado.

Crear Nueva Visita/Instalación

Gestión de Eventos

Al hacer clic en un evento existente, puedes:

• Ver detalles: Información completa del evento
• Editar: Modificar fecha, hora, técnico, etc.
• Cambiar estado: Marcar como completado, cancelado, reprogramado
• Eliminar: Borrar el evento

Integración con el Bot

El calendario se integra con el bot de las siguientes formas:

• Los clientes pueden agendar visitas desde el menú del bot
• El bot sugiere horarios disponibles según la agenda
• Se envían recordatorios automáticos a los clientes
• Los técnicos reciben notificaciones de nuevas asignaciones

Los Estados de WhatsApp (también conocidos como "historias") son publicaciones temporales que duran 24 horas y son visibles para todos tus contactos. ISPBot te permite publicar y programar estados desde el panel.

Acceder a Estados de WhatsApp

Ruta: Ajustes Generales → Estados de WhatsApp

Publicar un Estado

Escribir el mensaje

Escribe el texto que quieres publicar (máximo 700 caracteres). Ideal para anuncios cortos, promociones o avisos importantes.

Publicación de estados con colores e historial

Elegir color de fondo

Selecciona un color de la paleta disponible. Los colores ayudan a destacar diferentes tipos de mensajes:

• ● Verde - Noticias positivas, promociones
• ● Rosa - Anuncios especiales
• ● Azul - Información general
• ● Rojo - Alertas, avisos importantes

Decidir cuándo publicar

Tienes dos opciones:

• Publicar ahora: Se publica inmediatamente
• Programar: Elige fecha y hora para publicación futura

Publicar

Haz clic en "Publicar Estado". Si es inmediato, aparecerá en segundos.

Estados Programados

Los estados programados aparecen en la sección "Estados Programados" donde puedes:

• Ver la lista de publicaciones pendientes
• Editar el contenido antes de que se publique
• Cancelar una publicación programada
• Ver la fecha y hora programada

Historial de Estados

El historial muestra todos los estados publicados anteriormente:

• Texto del estado
• Fecha y hora de publicación
• Estado (publicado, expirado, error)

Puedes limpiar el historial usando el botón "Limpiar" si se acumula mucha información.

Casos de Uso Comunes

• Promociones: "🎉 ¡PROMOCIÓN! 50% de descuento en instalación este mes"
• Avisos de corte: "⚠️ Mantenimiento programado mañana de 2am a 4am"
• Recordatorios: "📅 Recuerda que mañana es el último día para pagar sin recargo"
• Nuevos servicios: "🚀 ¡Nuevo plan de 100 Mbps disponible!"
• Horarios: "🕐 Horario de atención: Lunes a Viernes 8am-6pm"

ISPBot mantiene un registro completo de todos los tickets de soporte y ventas. Desde el panel puedes consultar, filtrar y gestionar este historial.

Tipos de Historial

Existen tres historiales separados accesibles desde el menú lateral:

• 🎧 Historial de Soporte: Tickets de soporte técnico
• 💼 Historial de Ventas: Tickets de consultas comerciales
• 🧾 Historial de Comprobantes: Comprobantes de pago recibidos

Filtros Disponibles

Cada historial tiene filtros para encontrar tickets específicos:

Por Estado

• Todos: Muestra todos los tickets
• Pendientes: Tickets sin asignar o sin resolver
• En Progreso: Tickets siendo atendidos
• Cerrados: Tickets resueltos

Cada filtro muestra un contador con la cantidad de tickets en ese estado.

Búsqueda por Texto

Usa la barra de búsqueda para encontrar tickets por:

• Nombre del cliente
• Número de teléfono
• Contenido del ticket

Filtro por Fecha

Selecciona un rango de fechas para ver tickets de un período específico:

• Desde: Fecha inicial del rango
• Hasta: Fecha final del rango

Usa el botón "Aplicar" para filtrar y "Limpiar" para quitar el filtro de fechas.

Información del Ticket

Cada fila de la tabla muestra:

• Fecha y Hora: Cuándo se creó el ticket
• Cliente: Nombre del cliente
• Agente: Quién atendió el ticket
• Estado: Pendiente, En Progreso o Cerrado
• Sentimiento: Análisis de IA del estado emocional del cliente (😊 positivo, 😐 neutral, 😠 negativo)

Acciones Disponibles

Ver Detalle

Haz clic en un ticket para ver la conversación completa, notas del agente y detalles adicionales.

Selección Masiva

Usa los checkboxes para seleccionar múltiples tickets y realizar acciones en lote:

• Enviar a papelera (eliminar)
• Exportar seleccionados

Paginación

Si tienes muchos tickets, usa los controles de paginación:

• Selecciona cuántos tickets ver por página (10, 20, 50, 100)
• Navega entre páginas con los botones

Papelera

Los tickets eliminados van a la Papelera, accesible desde el menú lateral (sección Configuración).

Desde la papelera puedes:

• Restaurar: Devolver el ticket al historial
• Eliminar permanentemente: Borrar definitivamente

La sección de Herramientas agrupa funciones avanzadas para controlar el comportamiento del bot y realizar acciones de mantenimiento.

Acceder a Herramientas

Haz clic en "Herramientas" en el menú lateral.

Modos de Operación del Bot

Controla cómo el bot procesa los mensajes. Puedes cambiar el modo de operación según las necesidades del momento:

✅ Modo Completo (COMPLETE)

El bot funciona normalmente:

• Procesa todas las consultas de clientes
• Gateway ISP activo (envía facturas, avisos)
• Menús y automatizaciones funcionando

Usar cuando: Operación normal diaria.

Panel de Herramientas: modos de operación, emergencia por zonas y acciones del sistema

🔄 Solo Gateway (GATEWAY_ONLY)

Modo parcial:

• Solo procesa mensajes desde el ISP
• Los clientes que escriben son ignorados
• Útil para mantenimiento parcial

Usar cuando: Necesitas que el bot envíe mensajes pero no responda clientes.

🚨 Modo Emergencia (EMERGENCY)

Respuesta automática de emergencia:

• Todos los clientes reciben un mensaje predefinido
• Gateway ISP sigue funcionando
• No procesa menús ni consultas

Usar cuando: Hay un problema masivo y necesitas informar a todos los clientes.

🛑 Modo Detenido (STOPPED)

Sistema completamente pausado:

• No procesa ningún mensaje
• Todo debe manejarse manualmente
• El bot no responde a nadie

Usar cuando: Mantenimiento crítico o problemas graves.

Mensaje de Emergencia

Cuando usas el Modo Emergencia, puedes personalizar el mensaje que reciben los clientes:

• Escribe el mensaje en el área de texto
• Guarda el mensaje antes de activar el modo
• El mensaje se enviará automáticamente a cada cliente que escriba

Ejemplo de mensaje:

"🚨 Estimado cliente, actualmente estamos experimentando problemas técnicos. Nuestro equipo está trabajando para resolverlo lo antes posible. Disculpe las molestias."

Emergencia por Zonas

Activa un mensaje de emergencia solo para clientes de zonas geográficas específicas. Ideal para cortes de servicio localizados.

Acciones del Sistema

En la parte inferior de Herramientas encontrarás acciones de mantenimiento:

🔄 Reiniciar Bot

Reinicia el servicio del bot sin perder la sesión de WhatsApp:

• Útil cuando el bot se comporta de forma extraña
• No necesitas volver a escanear el QR
• Toma unos segundos en completarse

🔗 Desvincular WhatsApp

Cierra la sesión de WhatsApp completamente:

• Necesitarás escanear el código QR nuevamente
• Usar solo si necesitas cambiar el número de WhatsApp
• O si hay problemas persistentes de conexión

Administra las cuentas de usuario que tienen acceso al panel de ISPBot.

Acceder a Gestión de Usuarios

Ruta: Ajustes Generales → Gestión de Usuarios

Crear Nuevo Usuario

Roles y Permisos

Recuerda las diferencias entre roles:

Editar y Eliminar Usuarios

En la lista de usuarios, cada fila tiene botones de acción:

• ✏️ Editar: Modificar datos, rol o departamentos
• 🔑 Cambiar contraseña: Resetear la contraseña del usuario
• 🗑️ Eliminar: Eliminar el usuario permanentemente

Buenas Prácticas

• Crea usuarios individuales para cada persona (no compartan credenciales)
• Asigna el rol mínimo necesario para cada función
• Cambia las contraseñas regularmente
• Desactiva usuarios que ya no trabajan en la empresa
• Usa nombres de usuario descriptivos (ej: juan.perez, soporte1)